1. Wprowadzenie
Jest to oświadczenie o prywatności spółki DIT Holding B.V., która działa także poprzez położony w Polsce oddział, jako agencja zatrudnienia, zwanej dalej „DIT” lub „my”. DIT przywiązuje dużą wagę do starannego i bezpiecznego postępowania z informacjami istotnymi z punktu widzenia prywatności na temat osób odwiedzających jej witrynę internetową, kandydatów, pracowników (również byłych) oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (zwanych dalej razem „personelem” lub „ty”). DIT, jako Administrator odpowiada za przetwarzanie danych osobowych swojego personelu i dlatego spółka sporządziła niniejsze oświadczenie o prywatności. DIT z najwyższą starannością postępuje z powierzonymi jej informacjami poufnymi i zapewnia ich bezpieczeństwo. W niniejszym oświadczeniu opisano sposób, w jaki DIT we wskazanych przypadkach postępuje z danymi osobowymi swojego personelu zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).
2. Informacje ogólne
Siedziba DIT Holding B.V. znajduje się pod adresem 4181 CH Waardenburg, Filipsweistraat 9A, spółka jest zarejestrowana w Rejestrze Handlowym Izby Handlowej pod numerem 34388186, a także spółka działa w Polsce poprzez zarejestrowany w Polsce oddział DIT EN LAREX RECRUITMENT B.V. SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ODDZIAŁ W POLSCE, z siedzibą w Opolu, Rynek 10 nr 1b.
Niniejsze oświadczenie o prywatności dotyczy wszystkich przetwarzanych przez DIT Holding B.V. danych osobowych każdej kierowanej do pracy bądź zatrudnionej obecnie lub w przeszłości osoby. DIT Holding B.V. obejmuje również poniższe podmioty:
Niniejsze oświadczenie o prywatności dotyczy zatem całej organizacji DIT.
DIT jest administratorem w rozumieniu RODO i tym samym sprawuje kontrolę nad przetwarzaniem danych osobowych oraz określa cel i środki przetwarzania. DIT korzysta niekiedy z usług innych przedsiębiorstw. W takiej sytuacji DIT jest nadal odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych. DIT zawiera z takimi przedsiębiorstwami umowy z postanowieniami dotyczącymi postępowania z danymi osobowymi, w zakresie minimalnym i koniecznym, aby w dalszym ciągu gwarantować prywatność swojemu personelowi.
3. Informacje techniczne
Gdy odwiedzasz naszą witrynę internetową, witryna automatycznie gromadzi informacje o naszych użytkownikach (lub ich urządzeniach). Są to na przykład informacje o tym, z jakiego urządzenia odwiedzono tę witrynę, adres IP twojego urządzenia, adres IP twojego dostawcy usług internetowych, używany system operacyjny, data i godzina odwiedzin, adres internetowy strony, na której kliknięto bezpośredni link do witryny, odwiedzane strony i informacje, które przeglądano na witrynie, twoje położenie geograficzne oraz materiały przesyłane do witryny i z niej pobierane. Te informacje techniczne wykorzystujemy w celu zarządzania witryną internetową oraz podnoszenia jakości i efektywności naszej witryny.
4. Pliki cookie
DIT korzysta z plików cookie i danych statystycznych dotyczących witryny. Dzięki temu jesteśmy w stanie zobaczyć, jak użytkownicy korzystają z naszej witryny internetowej. W ten sposób możemy lepiej dostosować naszą witrynę do preferencji naszych użytkowników. Pliki cookie to niewielkie pliki (tekstowe) z informacjami, zapisywane na twoim komputerze, tablecie, telefonie komórkowym lub innym urządzeniu. Przy kolejnych odwiedzinach naszej witryny internetowej te niewielkie informacje są rozpoznawane, co ułatwia przebieg odwiedzin. Gdy mówimy o plikach cookie, mamy na myśli nie tylko te małe pliki (tekstowe) z informacjami, ale też porównywalne techniki służące do gromadzenia informacji, na przykład device fingerprinting.
5. Kiedy gromadzimy twoje dane osobowe?
Mamy prawo przechowywać i przetwarzać twoje dane w następujących przypadkach:
na podstawie twojej zgody udzielonej DIT na przetwarzanie danych osobowych do konkretnego celu lub celów;
gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub na twój wniosek, aby podjąć kroki przed zawarciem umowy;
gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia ciążącego na DIT obowiązku ustawowego;
gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony twoich lub cudzych żywotnych interesów;
gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej DIT;
gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez DIT lub stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają twoje interesy lub podstawowe prawa i wolności.
6. Dlaczego gromadzimy twoje dane osobowe?
przyjmowanie nowych pracowników, w tym między innymi ocena kandydatów, pod względem możliwości zaproponowania oferty pracy, zapraszanie na rozmowy oraz ewentualnie odrzucanie oferty kandydatów;
realizowanie uzgodnionych warunków pracy i zatrudnienia, takich jak w szczególności twoje wynagrodzenie, koszty podróży i dojazdu do pracy, dni urlopu i wydawanie rzeczy należących do firmy;
informowanie cię o interesujących ofertach produktów i usług DIT i stron trzecich;
umożliwienie oceny twojego dopasowania i gotowości w związku z pośredniczeniem przy podjęciu pracy stałej lub tymczasowej czy też zlecenia, przy czym możemy też korzystać z wyników testów;
zwracanie się do ciebie z komercyjnymi ofertami, biuletynami i promocjami/akcjami, które mogą cię interesować, wyłącznie jeśli zgłosiłeś taką chęć (wyrażenie zgody);
opieka firmowo-medyczna nad naszym personelem, w tym w szczególności opieka w czasie zwolnienia chorobowego, opieka świadczona przez firmę doradztwa bhp i medycyny pracy oraz ewentualne płatności w trakcie niezdolności do pracy;
umożliwienie zawarcia zlecenia od zleceniodawcy w umowie ze zleceniodawcą, oraz utrzymanie i wykonanie umowy ze zleceniodawcą;
przetwarzanie danych na rzecz naszych zleceniodawców w ramach weryfikacji kandydatów na pracowników;
wspieranie twojego rozwoju osobistego i umiejętności przystosowania zawodowego, w tym szkolenia, kursy, ale także takie sprawy jak oceny i inne testy;
cele zarządcze, w tym informacja zarządcza, zapewnianie kontroli wewnętrznych i bezpieczeństwa przedsiębiorstwa, oraz przeprowadzanie audytów i kontroli biegłego rewidenta;
cele związane z jakością, takie jak certyfikowanie;
składanie wniosków o dotacje, zniżki w składkach itp.;
w przypadku, gdy zawarliśmy z tobą umowę pracownik-pracodawca lub stosunek personalny poprzez relację pośrednictwa pracy, w celu przestrzegania przepisów ustawowych i regulacji, w tym, między innymi, przepisów dotyczących identyfikacji, prawa pracy, przepisów fiskalnych i dotyczących zabezpieczenia społecznego, zwalczania oszustw oraz krajowych i międzynarodowych przepisów o sankcjach.
Powyższe cele (przyczyny) przetwarzania danych osobowych naszego personelu stanowią także podstawę prawną tego przetwarzania, a mianowicie przetwarzanie jest niezbędne: (i) do wykonania umowy (o pracę) z pracownikiem; (ii) do reprezentowania naszych prawnie uzasadnionych interesów dotyczących dobrego i wydajnego zarządzania w obrębie DIT; (iii) na podstawie twojej zgody; oraz (iv) do wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego. Jeśli podstawą przetwarzania twoich danych osobowych jest uzasadniony prawnie interes dotyczący naszego zarządzania, zawsze rozpatrujemy twój interes w zakresie ochrony twojej prywatności.
7. Jakie dane osobowe, które cię dotyczą, gromadzimy?
Jeśli jesteś osobą poszukującą pracy, kandydatem, pracownikiem delegowanym lub pracownikiem (również tymczasowym) DIT, DIT może przetwarzać poniższe dane osobowe. Samodzielnie odpowiadasz za to, aby podane przez ciebie dane osobowe były prawidłowe i aktualne.
7.1 Osoba poszukująca pracy lub kandydat
imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe;
data i miejsce urodzenia, wiek, płeć;
curriculum vitae (CV), informacje o wykształceniu, stażach i doświadczeniu zawodowym;
dane na temat szkoleń i kursów, ocen lub innych testów, które przeszedłeś lub ukończyłeś sam lub za naszym pośrednictwem;
dane dotyczące gotowości do pracy i urlopu;
inne dane, które są (lub mogą być) istotne w ramach oceny dopasowania osoby poszukującej pracy lub kandydata, na przykład referencje i świadectwa oraz dane dotyczące doświadczenia zawodowego;
na zasadzie dobrowolności inne treści, którymi siebie prezentujesz (film, zdjęcie);
inne dane niż wymienione powyżej, których przetwarzanie jest wymagane na podstawie przepisów prawa i regulacji albo jest niezbędne w celu stosowania przepisów prawa i regulacji.
7.2 Zatrudniony (lub były) pracownik
Jeśli możesz rozpocząć pracę / pracujesz / pracowałeś dla DIT lub naszego zleceniodawcy, DIT może przetwarzać poniższe dane:
imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego i inne dane kontaktowe;
data i miejsce urodzenia, wiek, płeć;
curriculum vitae (CV), informacje o wykształceniu, stażach i doświadczeniu zawodowym;
dane na temat szkoleń i kursów, ocen lub innych testów, które przeszedłeś lub ukończyłeś sam lub za naszym pośrednictwem;
dane dotyczące gotowości do pracy i urlopu;
obywatelstwo, numer identyfikacyjny BSN i dowód tożsamości (kopia dowodu tożsamości), ewentualne zezwolenie na pracę lub zezwolenie na pobyt;
dane w ramach weryfikacji kandydatów na pracowników;
dane dotyczące rodzaju i treści poprzednich pośrednictw pracy, a także ich zakończenia;
inne dane, które są (lub mogą być) istotne w ramach oceny przydatności kandydata, takie jak dyplomy/certyfikaty, potwierdzenia umiejętności, w tym prawo jazdy, referencje i świadectwa oraz dane dotyczące doświadczenia zawodowego (lub ich kopie);
pozostałe dane związane z rejestracją personelu, płac i nieobecności;
na zasadzie dobrowolności inne treści, które przedstawisz (film, zdjęcie);
dane dotyczące ciąży;
akta personalne (w tym kopie odpowiedniej umowy o pracę lub innych mających zastosowanie umów zawartych z pracownikiem) i sprawozdania dotyczące funkcjonowania i rozmów ewaluacyjnych;
dane kontaktowe w nagłych wypadkach (I.C.E.), imię i nazwisko oraz numer telefonu osoby kontaktowej;
ewentualne kary lub upomnienia;
inne dane niż wymienione powyżej, których przetwarzanie jest wymagane na podstawie przepisów prawa i regulacji albo jest niezbędne w celu stosowania przepisów prawa i regulaminów.
8. Strony trzecie
DIT może przekazywać twoje dane osobowe innym podmiotom DIT Holding B.V., jej zleceniodawcom, podwykonawcom (na przykład przetwarzającym dane), które w imieniu DIT świadczą usługi lub wykonują zlecenia, dostawcom, organom administracji i pozostałym partnerom biznesowym. DIT może je też przekazywać we wszystkich pozostałych przypadkach, w których może zostać do tego zobowiązana, na przykład nakazem sądowym lub wyrokiem.
Ujawnienie danych osobowych ma miejsce na podstawie uzasadnionego prawnie interesu, obowiązku prawnego lub w celu wykonania umowy zgodnie z celami podanymi w sekcji „Dlaczego gromadzimy twoje dane osobowe”?
Twoje dane osobowe możemy przekazywać poza Holandię, ale nie poza UE. DIT podjęła niezbędne środki, aby zapewnić odpowiednią ochronę przekazywanych danych osobowych.
9. Twoje prawa
Ważne jest dla nas, aby umożliwić ci łatwe korzystanie z przysługujących ci praw w zakresie przetwarzania twoich danych osobowych. Jeśli chcesz skorzystać z przysługujących ci i wskazanych niżej praw, możesz skontaktować się z nami w sposób opisany poniżej.
9.1 Dostęp lub zmiana danych
Możesz w każdej chwili na piśmie za pośrednictwem poczty elektronicznej (info@ditholding.nl) lub listownie (Filipsweistraat 9A, 4181 CH Waardenburg) poprosić o podanie jakie twoje dane (lub kategorie danych) przetwarzamy, w jakich celach, z jakiego źródła pochodzą te dane i jaki okres przechowywania stosujemy.
Ponadto możesz w każdej chwili skontaktować się z nami w celu uzupełnienia danych, ich sprostowania lub usunięcia. Gdyby okazało się, że ujawniliśmy twoje nieprawidłowe dane osobowe, sprostujemy je. Jeśli masz dostęp do osobistego portalu DIT (wyłącznie w trakcie aktywnej umowy o pracę), możesz też za pośrednictwem tego portalu samodzielnie (po części) uzupełnić, sprostować lub w razie potrzeby zmienić swoje dane. Gdy zmienimy twoje dane osobowe, poinformujemy cię o tym.
9.2 Ograniczenie przetwarzania twoich danych
Jeśli nie zgadzasz się z treścią danych, które na twój temat przechowujemy, możesz złożyć wniosek o tymczasowe ograniczenie przetwarzania twoich danych. Czekamy wówczas z rozpowszechnianiem twoich danych do czasu, aż uznasz, że dane znowu są prawidłowe. Wniosek o ograniczenie przetwarzania możesz złożyć w każdej chwili pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej (info@ditholding.nl) lub listownie (Filipsweistraat 9A, 4181 CH Waardenburg).
Gdy ograniczymy przetwarzanie twoich danych osobowych, poinformujemy cię o tym.
9.3 Prawo do przenoszenia danych
Możesz pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub listownie poprosić o otrzymanie w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które przechowujemy na twój temat. Masz pełną swobodę przekazania tych informacji stronie trzeciej.
9.4 Prawo bycia zapomnianym / wniosek o usunięcie konta
Jeśli nie chcesz dalej korzystać z naszych usług, możesz złożyć wniosek o usunięcie wszystkich twoich danych osobowych. Wniosek o ograniczenie przetwarzania o usunięcie wszystkich twoich danych możesz złożyć w każdej chwili pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej (info@ditholding.nl) lub listownie (Filipsweistraat 9A, 4181 CH Waardenburg).
Uprzedzamy, że prawo to nie jest bezwzględnie stosowane i mamy prawo odmówić twojemu żądaniu w sytuacji, w której nadal jesteśmy zobowiązani lub uprawnieni do przetwarzania twoich danych osobowych z uwagi na umowę bądź obowiązki ustawowe.
Ponadto możesz w każdej chwili wycofać udzieloną ewentualnie zgodę na przetwarzanie twoich danych. Zaprzestaniemy wówczas przetwarzania twoich danych osobowych, na które udzieliłeś zgody. Wycofanie udzielonej zgody nie wpływa jednak na przetwarzanie, które już nastąpiło.
9.5 Prawo wniesienia skargi
Masz prawo wniesienia skargi na sposób, w jaki postępujemy z twoimi danymi.
9.6 Procedura, termin odpowiedzi i koszty
Twój wniosek, o którym mowa w tym rozdziale, postaramy się rozpatrzyć możliwie jak najszybciej, ale nie później niż w ciągu miesiąca. Termin ten może zostać przedłużony o dwa miesiące, a w takim przypadku poinformujemy cię o tym. Mamy obowiązek skontrolowania twojej tożsamości zanim zrealizujemy twoje wnioski. Twoje wnioski są co do zasady rozpatrywane elektronicznie, chyba że będzie to niemożliwe albo poprosisz o inny sposób rozpatrzenia.
Za rozpatrzenie wskazanych wyżej wniosków co do zasady nie naliczamy kosztów, chyba że twoje wnioski są nadmierne, w sposób oczywisty nieuzasadnione lub jeśli z tytułu prawa dostępu poprosisz o dodatkowe dokumenty, takie jak kopie.
10. Bezpieczeństwo
DIT dokłada wszelkich starań, aby w optymalny sposób zabezpieczyć twoje dane przed niezgodnym z prawem wykorzystaniem. W tym celu podejmujemy środki fizyczne, administracyjne, organizacyjne i techniczne. Na przykład dostęp do danych mają tylko osoby uprawnione. Jeśli i w zakresie, w jakim dane zostaną przekazane podmiotom przetwarzającym dane, które w imieniu DIT świadczą usługi lub wykonują zlecenia, DIT uzgodnił z tymi podmiotami, że one również w optymalny sposób zabezpieczą dane osobowe.
11. Okres przechowywania
DIT nie przechowuje danych osobowych dłużej niż jest to niezbędne dla celu przetwarzania. Ponadto DIT przyjęła okres (lub okresy) przechowywania, jakie nakładają na nas przepisy prawa i regulacje.
11.1 Okres przechowywania danych osób poszukujących pracy lub kandydatów (= zarejestrowanych)
DIT przechowuje dane dotyczące aplikacji o pracę maksymalnie do 4 tygodni od zakończenia procedury aplikacyjnej. Na wyraźną prośbę osoby poszukującej pracy lub kandydata DIT przechowuje te dane maksymalnie przez 1 rok od aplikacji.
11.2 Okres przechowywania danych zatrudnionych pracowników
DIT stosuje w tym zakresie ustawowe okresy przechowywania, przy czym dane fiskalne przechowywane są przez 7 lat, a dane dotyczące pracowników i nieobecności przez lat 5. W konkretnych sytuacjach możliwe jest, że określone dane osobowe będą dostępne dla DIT przez dłuższy czas. Chodzi na przykład o dane osobowe na potrzeby dochodzenia roszczeń lub obowiązków podatkowych.
11.3 Okres przechowywania danych pracowników, którzy nie są już zatrudnieni
Dane osobowe pracowników, którzy wcześniej pracowali dla DIT są co do zasady usuwane najpóźniej po upływie dwóch lat od dnia, w którym pracownik jeszcze był zatrudniony. Określone dane muszą być przechowywane dłużej, jeśli dotyczy ich ustawowy minimalny okres przechowywania.
12. Pytania, uwagi, skargi lub (podejrzewany) wyciek danych
Jeśli masz pytania, uwagi lub skargi dotyczące ochrony twoich danych osobowych przez DIT, możesz skontaktować się z nami na piśmie (Filipsweistraat 9A, 4181 CH Waardenburg) lub pocztą elektroniczną (info@ditholding.nl). Jeśli nie wyrażasz zgody na stosowanie twoich danych osobowych przez DIT, możesz też wnieść skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. Wyciek danych
W przypadku (podejrzenia) wycieku danych prosimy o natychmiastowe zgłoszenie tego DIT pod numerem telefonu 088 - 49 49 500 lub e-mailem info@ditholding.nl.
14. Zmiany
DIT zastrzega sobie prawo do dostosowania lub zmiany niniejszego oświadczenia o prywatności. Postanowienia niniejszego oświadczenia o prywatności nie mają na celu powstania jakiegokolwiek obowiązku lub umowy pomiędzy DIT a osobą, której dane dotyczą.
15. Pozostałe postanowienia
W odniesieniu do niniejszego oświadczenia o prywatności i wszystkich wynikających z niego sporów zastosowanie ma prawo holenderskie. Jeśli którekolwiek postanowienie niniejszego oświadczenia o prywatności okaże się (w całości lub części) nieważne, podważalne lub nieobowiązujące, nie będzie to wpływać na pozostałe postanowienia w oświadczeniu.